校教〔2021〕15号
各二级学院、体育教学部，各部门：
《常州工学院教学秘书管理办法》已经学校研究决定，现予印发，请遵照执行。
教务处
2021年3月17日
第一章 总则
第一条 教学秘书是学校教学管理的重要力量。为进一步规范教学管理，加强教学管理队伍建设，明确教学秘书职责，特制定本办法。
第二条 本办法所称教学秘书是指学校各二级学院(体育教学部)从事教学管理的主要工作人员。教学秘书行政上受所在二级学院领导，业务上接受教务处指导。
第三条 为使教学管理各环节的工作得以落实，各二级学院（体育教学部）设专职教学秘书1人。学生人数规模较多的二级学院，视情况设立教务办公室。在符合任职条件的前提下，专职教学秘书应保持相对稳定。一般情况下应在该岗位连续工作不少于1个聘期。
第四条 教学秘书应全力维护学校教务管理系统的正常运行，确保教学工作正常开展，全力维护教学管理原始资料和档案的真实性、准确性和完整性。所有记录教学运行、教师教学状况等原始材料，均应妥善保管，定期归档。
第五条 学校教务处、有关职能部门及所属二级学院(体育教学部)共同负责教学秘书的业务培训工作，不断提高教学秘书的思想素质和业务水平，尤其是信息化管理水平。
第六条 教学秘书任职的基本条件
(一)拥护中国共产党的领导，忠诚党的教育事业，为人正派，责任心强。
(二)懂得教育教学基本理论和教学规律，具有一定的管理知识、经验和较强的写作、组织协调能力。身体健康，能独立开展工作。
(三)熟悉教学管理的有关规定，乐于为教师和教学服务，具有团结合作精神和奉献精神。
(四)能熟练使用计算机进行文字与表格处理，能操作教务管理系统，具备在网络上完成教学管理相关工作的能力。
(五)具有国民教育系列本科及以上学历，或具有中级及以上专业技术职称，新任教学秘书年龄一般应在40岁以下 (特别优秀者可放宽至45岁)。
第七条 教学秘书的选拔与任用
(一)教学秘书人选采取推荐和自荐的方式产生；
(二)各二级学院(体育教学部)党政领导集体讨论签署明确意见；
(三)各二级学院(体育教学部)书面报教务处、人事处确认备案；
(四)教学秘书必须在岗位上工作1个聘期及以上，方可根据需要进行岗位调整。若要调整教学秘书人选，仍须书面按照上述程序选拔、确认、备案。
(五)学校提供独立工作空间，供教学秘书办公与教学档案整理存档。
第八条 教学计划执行与管理
(一)协助二级学院(体育教学部)领导制定和组织实施本单位各专业的培养方案、教学计划、教学管理规定等。
(二)每学期在规定时间内协助分管教学院长落实下一学期的教学任务并下达教学任务书。协助分管教学院长检查教学计划执行情况，协助学校做好各级各类教学检查工作。
(三)组织排课、调课工作。办理二级学院(体育教学部)所属班级、教师的课程调整工作，并将教务处批准的课程临时变动(调课、代课、停课)情况及时通知到有关班级、教师和教室管理室。
（四）通识选修课工作。完成二级学院（体育教学部）的通识选修课申报工作并协助学校指导学生选课。
(五)完成各项实践性教学环节表格的领取、收发和数据上报，协助二级学院(体育教学部)做好各类实习实训、毕业论文(设计)、毕业答辩等组织实施工作。
（六）大学生安全教育开课、考试、补考和重修等相关工作的通知和落实。
第九条 学籍管理工作
(一)学生信息的收集整理工作。每学年开学初，组织新生做好学籍信息核对工作，为学信网新生学籍注册提供基础数据。组织做好监护人信息采集工作，配合个人所得税专项附加扣除。
(二)办理学生编班(核实、调整)、休学、学业预警、复学、转专业、转学、退学、提前毕业、保留学籍、延长学习年限等相关事宜。
(三)组织毕业班学生进行电子图像采集、校对工作。做好毕业生毕业、学位资格审核工作。协助完成电子注册、学历认证等相关工作。
(四)组织发放毕业证书和学位证书，接受遗失毕业证和学位证的校友咨询，指导学历证明的办理工作。
第十条 考试、成绩管理与学分认定工作
(一)组织安排期末考试和补考工作，组织、通知监考教师准时到达考场监考。督促教师按照考试管理的有关规定进行命题、制卷、阅卷、登分、试卷分析、装订、归档等工作。
(二)协助安排考试不及格学生的重修重考工作，督促学生及时办理重修重考手续，并通知重修重考学生准时参加考试。审查学生考试资格，办理学生缓考手续，并报教务处备案。
（三）协助学校开展全国大学英语四、六级考试、江苏省高等学校计算机等级考试和校级学位英语考试的各项工作。
(四)指导教师通过登录学校教务管理系统录入或自行导入学生考试成绩，及时收集和整理教师签字的学生各科考试成绩和重修成绩原始报表，并报教务处备查。
(五)做好学生报考研究生、公务员、出国升学等的成绩打印和审核工作。
（六）协助学院教学院长、系主任做好本学院学生学分认定方面的咨询、指导工作。
第十一条 教学档案管理工作
(一)校历、培养方案、教学大纲、教学工作计划与总结、教学进度计划表、教师课表、教学评估资料等教学文件的归档、保管。
(二)各学期、各班级课表、学籍、成绩相关材料的归档、保管。
(三)教研活动记录，二级学院(体育教学部)教学、教改方面的会议、活动记录，二级学院(体育教学部)开展的重大教学活动的原始资料，教学研究和教改项目资料，教学检查活动及总结材料。
(四)毕业生的毕业实习成绩、鉴定表、总结材料和毕业论文(设计)相关材料的收集、整理、报送、归档工作。
第十二条 教学研究管理工作
（一）收集、汇总、提交本二级学院各级、各类教学研究项目申报材料；签收、领取本二级学院各级、各类教学研究项目申报返还材料、立项（结项）书和荣誉证书。
（二）对本二级学院提交的满足教学工作量核算要求的校级、省级、国家级金课进行汇总、核对、提交。
第十三条 教材管理工作
(一)及时准确填报预订教材的清单交管理部门。协助教师选定优秀教材，协助教材管理部门审查预订教材。
(二)及时组织本院(体育教学部)各班学生订购、领取教材，办理缴纳、结算教材款项等事宜。协助教师领取教学用书。
(三)协助二级学院(体育教学部)组织教师开展教材质量评价，反馈教材使用意见。
（四）按照相关部门要求提供教材方面的相关统计数据。
第十四条 其他主要工作
（一）协助开展课堂教学质量评估工作，开展调查研究，征求对任课教师的意见，及时向二级学院和教务处反馈教学信息。
（二）负责及时核对、汇总、报送本二级学院教师（含外聘教师）教学工作量、重修工作量和课时酬金。
（三）妥善保管和使用本单位教务管理系统、毕业设计（论文）管理系统和查重系统等相关系统的密码，管理本单位教师、学生的个人密码，办理本单位教师、学生的遗失密码查询工作。
（四）完成二级教学领导交办的其它教学管理工作，按时参加由教务处组织的业务活动，积极支持、参与、配合教务处承担的学校或上级部门交办的应急工作。
第十五条 加强业务学习，不断提高政治思想素质、业务素质、政策水平和管理水平，模范遵守各项教学管理制度。
第四章 教学秘书的权利与待遇
第十六条 教学秘书享有的权利
（一）按有关规定对学校的教学教务管理工作提出意见或建议。
（二）参加学校有关的教学工作会议或受分管教学院长领导的委派代表二级学院参加有关会议并发表意见或建议。
（三）参加本二级学院教师和学生组织的与教育教学管理有关的会议，列席二级教学教育教学管理工作研究专题会议，根据需要参加二级教学或系部的教学研究活动。
（四）根据工作绩效和经学校批准，享有参加有关业务培训、进修提高、学术交流、评奖的权利。
第十七条 教学秘书的待遇
（一）教学秘书属于教学管理人员，其待遇按学校有关文件执行。
（二）教学秘书原则上实行专门化、专业化，不得兼课。特殊情况需兼课的，须经二级学院（体育教学部）和学校批准，但原则上不得超过每周4学时。
第五章教学秘书的管理与评优
第十八条 教学秘书接受教务处和二级学院的双重领导，教务处和各二级学院分别按教学管理的职能对教学秘书的工作进行领导、指导、管理和考核。
第十九条 建立教学秘书例会制度，每学期召开学期初、期中、期末教学秘书会议，对前一阶段的工作进行总结，安排部署下一阶段的主要任务。根据工作需要，由教务处确定例会时间，教学秘书如不能参加例会，必须履行请假手续。
第二十条 为了调动教学秘书的工作积极性，学校建立教学管理人员评优制度。评优工作每年进行一次，由教务处组织实施，具体办法另行规定。
第二十一条 评优工作在学校年终考核工作基础上进行，凡被评为优秀者，学校将给予表彰，授予“优秀教学管理人员”称号，颁发证书，给予物质奖励。
第六章附则
第二十二条 本办法由教务处负责解释。
第二十三条本办法自颁布之日起实施。
